Tối ưu thời gian giao nhận là một trong những yếu tố quan trọng tác động đến sự hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ vận tải hàng hoá cũng như ảnh hưởng đến chi phí, hiệu suất của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều đơn vị vận tải chưa hiểu rõ tầm quan trọng của thời gian giao hàng, thường xuyên giao nhận hàng chậm trễ, gây ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp.
Trong bài viết này, GoTrack sẽ chia sẻ về tầm quan trọng và giải pháp để doanh nghiệp vận tải tối ưu thời gian giao hàng.
Vì sao cần tối ưu thời gian giao nhận?
Tăng trải nghiệm khách hàng: Thời hạn giao hàng được thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng giữa doanh nghiệp vận tải và khách hàng. Chính vì vậy, việc giao nhận hàng hoá đúng hạn theo hợp đồng đảm bảo khách hàng hài lòng và tin tưởng vào dịch vụ, giúp doanh nghiệp giữ chân khách hàng để xây dựng mối quan hệ lâu dài với họ.
Giảm chi phí: Cải thiện thời gian giao hàng đồng nghĩa với việc lộ trình di chuyển được tối ưu hoá, hạn chế những tuyến đường tắc nghẽn và kết hợp đa điểm giao hàng tối ưu,, nên cũng góp phần tiết kiệm chi phí nhiên liệu cho doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, giao hàng đúng hạn giúp doanh nghiệp tránh những khoản đền bù hợp đồng, bồi thường khi hàng hoá hư hỏng do vận chuyển không kịp thời, chi phí nhân công khi làm thêm giờ,… và các chi phí phát sinh khác.
Cải thiện hiệu suất: Quản lý tốt thời gian giao hàng góp phần cải thiện tốc độ xử lý đơn hàng, hạn chế hàng hoá tồn đọng, tối ưu khối lượng công việc và giảm thiểu thời gian tăng ca cho công nhân viên. Từ đó cải thiện hiệu suất làm việc, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và hiệu quả hơn.
Tăng khả năng cạnh tranh: Trên thị trường cạnh tranh khốc liệt, doanh nghiệp cần tận dụng mọi ưu thế để có thể vượt qua đối thủ. Tỷ lệ giao hàng đúng hạn chính là một yếu tố góp phần củng cố vị thế của doanh nghiệp, khẳng định sự chuyên nghiệp, hiệu quả, gia tăng niềm tin của khách hàng và từ đó thu hút thêm những khách hàng tiềm năng.
Bí kíp tối ưu thời gian giao nhận
Lên kế hoạch giao hàng chi tiết
Việc xây dựng kế hoạch giao nhận hàng và lộ trình di chuyển chi tiết nhằm cung cấp quy trình làm việc rõ ràng cho các bộ phận, hạn chế các vấn đề phát sinh gây ảnh hưởng đến hiệu suất giao hàng.
Kế hoạch cần bao gồm những thông tin cơ bản như: thông tin về đơn vị nhận hàng, thời gian giao nhận dự kiến, địa điểm cụ thể, khối lượng và số lượng hàng hóa cần vận chuyển. Trong đó có thể cung cấp tuyến đường đã tối ưu để tài xế di chuyển nhanh nhất, an toàn nhất. Việc dự tính thời gian di chuyển cần lưu ý đến các yếu tố ngoại cảnh như thời tiết, giờ cao điểm, hoặc các sự kiện đặc biệt tại khu vực giao nhận.
Điều phối, sắp xếp chuyến hàng hợp lý
Dựa trên khối lượng, tính chất của từng loại hàng hoá và tuyến đường di chuyển, nhà quản lý cần điều phối phương tiện và tài xế điều khiển sao cho phù hợp. Đảm bảo phân bổ thời gian, lịch làm việc của tài xế không quá dày, tránh tình trạng căng thẳng, mệt mỏi, quá sức hoặc vi phạm quy định về thời gian làm việc. Đồng thời tối ưu các chuyến hàng để đem lại hiệu quả vận chuyển tốt nhất, hạn chế xe chạy không tải hoặc quá tải.
Đảm bảo tình trạng vận hành của xe
Chuyến hàng chắc chắn sẽ bị gián đoạn nếu phương tiện gặp sự cố trên đường. Để giảm thiểu khả năng đó, cần kiểm tra định kỳ hàng tuần, hàng tháng đối với các bộ phận như: phanh, lốp, động cơ, hệ thống đèn,… sửa chữa hoặc thay thế những phương tiện hư hỏng để đảm bảo phương tiện vận hành trong tình trạng tốt nhất. Kiểm tra mức nhiên liệu và dự phòng đủ cho toàn bộ hành trình, tránh tình trạng hết nhiên liệu giữa đường sẽ giúp tăng tỷ lệ giao hàng đúng hạn.
Quản lý tài xế để tối ưu thời gian giao nhận
Tài xế lái xe là người trực tiếp quyết định tốc độ giao nhận hàng hoá. Vì vậy, nhà quản lý cần theo dõi và giám sát chất lượng công việc của tài xế, đảm bảo họ tuân thủ thời gian làm việc và lộ trình di chuyển đã thiết lập từ trước.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp vận tải nên tăng cường đào tạo kỹ năng lái xe an toàn và kỹ năng xử lý sự cố giao thông cho tài xế. Bổ sung các chính sách khen thưởng, khuyến khích khi tài xế đảm bảo tốt hiệu suất giao hàng và xử lý khi có vi phạm gây ảnh hưởng tới tốc độ giao nhận hàng.
Hiện đại hoá quy trình vận hành
Các giải pháp công nghệ và trang thiết bị hiện đại sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tối đa trong việc cải thiện thời gian giao hàng:
Thiết bị giám sát hành trình và thẻ lái xe: Thiết lập lộ trình tối ưu và giám sát quãng đường di chuyển, theo dõi hành vi lái xe, giám sát ca làm việc, đảm bảo tài xế chủ động trong công việc để đem lại hiệu suất tốt nhất.
Camera giám sát: Giám sát tài xế và phương tiện, hỗ trợ quan sát giao thông và đảm bảo an toàn khi di chuyển, cung cấp dữ liệu để nhanh chóng xử lý những tranh chấp, sự cố trên đường.
Xem thêm: Thiết bị giám sát hành trình tích hợp đầu ghi video GT-MDVR02
Cảm biến nhiên liệu: Theo dõi chi tiết lượng nhiên liệu nạp/ xả, dễ dàng phát hiện nhiên liệu sắp cạn để kịp thời bổ sung trước mỗi hành trình.
