Xe nội bộ được xem là phương tiện quan trọng trong hoạt động của công ty, hỗ trợ việc di chuyển cho lãnh đạo, cán bộ nhân viên cũng như đối tác và khách hàng. Dù không trực tiếp tạo ra doanh thu, công tác quản lý phương tiện vận tải nội bộ vẫn cần được thực hiện thống nhất và hiệu quả để tối ưu chi phí cho công ty, hạn chế các vi phạm hay thất thoát không đáng có.

Trong bài viết sau đây, GoTrack sẽ giới thiệu những giải pháp hữu ích nhất để đảm bảo phương tiện nội bộ luôn được kiểm soát và hoạt động đúng kế hoạch.

 

Xe nội bộ là gì? Xe nội bộ công ty dùng cho mục đích gì?

Xe nội bộ là thuật ngữ thường dùng trong doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức để chỉ các phương tiện vận tải thuộc quyền sở hữu của các công ty, được sử dụng cho mục đích phục vụ hoạt động nội bộ. Doanh nghiệp thường sử dụng nhiều loại xe phục vụ nội bộ khác nhau, điển hình là ô tô con 4–7 chỗ, xe tập thể 16–29 chỗ để đưa đón cán bộ công nhân viên, cùng với xe tải nhỏ chuyên chở hàng hóa.

Chủ động theo dõi mọi thông tin về đội xe từ xa

Các dòng xe này không trực tiếp tạo ra doanh thu, nhưng cũng đóng góp một phần vào hoạt động kinh doanh của công ty, đảm bảo cán bộ, nhân viên, khách hàng, đối tác hoặc tài sản doanh nghiệp được đưa đón, vận chuyển an toàn. Nhìn chung, xe phục vụ nội bộ thường được sử dụng cho các hoạt động nội bộ của doanh nghiệp như:

  • Đáp ứng nhu cầu di chuyển nội đô, công tác liên tỉnh của cán bộ nhân viên.
  • Đảm nhận việc đưa đón công nhân viên đến nơi làm việc hằng ngày.
  • Hỗ trợ di chuyển cho khách hàng, đối tác của doanh nghiệp theo yêu cầu quản lý.
  • Vận chuyển tài sản nội bộ giữa các chi nhánh, kho hàng, nhà máy…

 

Giải pháp sử dụng xe nội bộ hiệu quả và đúng theo kế hoạch

Xe phục vụ nội bộ đang dần trở thành lựa chọn phổ biến, được nhiều doanh nghiệp và đơn vị triển khai sử dụng. Tuy nhiên, việc vận hành dòng xe này vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế nếu không được giám sát hiệu quả, như sử dụng xe cho mục đích cá nhân, đi sai hành trình, gian lận xăng dầu và vi phạm quy định… Vì vậy, doanh nghiệp cần nghiên cứu và ứng dụng các giải pháp quản lý phù hợp, đảm bảo đội ngũ xe nội bộ luôn hoạt động hiệu quả và theo kế hoạch lộ trình.

 

Thường xuyên đào tạo đội ngũ tài xế

Tài xế là yếu tố tiên quyết đảm bảo xe luôn hoạt động đúng quy định và an toàn trong suốt hành trình. Vì vậy, ngay từ khâu tuyển chọn tài xế, doanh nghiệp cần sàng lọc và lựa chọn ứng viên một cách cẩn thận. Bác tài cho xe nội bộ nên là những tay lái có kinh nghiệm, thông thạo nhiều cung đường di chuyển, luật giao thông và phù hợp với văn hóa công ty.

Nhân sự sau khi được tuyển chọn cần được đào tạo bài bản, từ quy định sử dụng xe nội bộ, cách thức lái xe an toàn và các quy định pháp luật hiện hành mới nhất đối với tài xế xe nội bộ. Công tác đào tạo đúng và đủ sẽ giúp tài xế nâng cao kiến thức và kỹ năng, từ đó tăng hiệu quả và chất lượng công việc.

Thường xuyên đào tạo nhân viên lái xe

Giám sát xe nội bộ từ xa online

Để đảm bảo việc sử dụng xe nội bộ minh bạch và tiết kiệm, giám sát trực tuyến từ xa là giải pháp cần thiết. Thay vì chỉ dựa vào báo cáo thủ công từ tài xế hoặc bộ phận quản lý, các thiết bị giám sát thông minh cùng phần mềm quản lý hiện đại cho phép nhà quản trị nắm bắt tức thì tình trạng và lịch trình hoạt động của từng phương tiện.

Khi áp dụng giám sát online, mọi dữ liệu vận hành đều được ghi nhận chi tiết, từ đó giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các sai phạm, ngăn chặn hành vi sử dụng xe cho mục đích cá nhân, đồng thời xây dựng hệ thống vận hành minh bạch và khoa học hơn.

 

Lắp đặt thiết bị giám sát định vị phù hợp

Doanh nghiệp nên đầu tư lắp đặt các thiết bị định vị phù hợp cho các phương tiện nội bộ để nâng cao hiệu quả quản lý. Công nghệ tiên tiến hiện nay mang đến các thiết bị camera giám sát tích hợp định vị GPS và mạng 4G LTE, hỗ trợ nhà quản lý định vị xe chính xác, giám sát lộ trình, ghi lại lịch sử dừng đỗ cũng như khoanh vùng khu vực di chuyển. Nhờ vậy, công tác quản lý được nâng cao hiệu quả, giúp phương tiện luôn vận hành đúng mục đích và theo đúng kế hoạch đã đề ra.

  Lắp đặt thiết bị giám sát thông minh từ xa

Ngoài ra, nhiều thiết bị định vị hiện đại còn cho phép mở rộng tính năng cảm biến nhiên liệu, giúp theo dõi tình trạng tiêu hao khi di chuyển, nhiên liệu tiêu thụ theo giờ và theo quãng đường  100km,. Đây là giải pháp hỗ trợ theo dõi chuyên sâu, giúp doanh nghiệp giảm thiểu thất thoát và tối ưu hóa chi phí trong quá trình vận hành.

 

Xem thêm: G400 Plus – Giải pháp quản lý xe nội bộ toàn diện

Sử dụng phần mềm quản lý hiện đại

Thay cho cách quản lý thủ công bằng sổ sách vốn dễ xảy ra nhầm lẫn, doanh nghiệp có thể ứng dụng phần mềm giám sát dữ liệu chuyên biệt để việc kiểm soát hoạt động xe nội bộ trở nên đơn giản và hiệu quả vượt trội.

Hệ thống phần mềm giám sát phương tiện mang đến nhiều lợi ích, đảm bảo xe phục vụ nội bộ luôn được vận hành đúng theo kế hoạch:

 

  • Giám sát phương tiện từ xa 24/7: Toàn bộ dữ liệu về hành trình như điểm dừng, tuyến đường, thời gian di chuyển hay trạng thái động cơ đều được ghi nhận và truyền về hệ thống báo cáo. Nhờ vậy, nhà quản lý có thể theo dõi sát sao hoạt động trong ngày của xe, hạn chế trường hợp sử dụng cho mục đích riêng.
  • Bảo vệ tài sản doanh nghiệp: Các cảnh báo tức thời như rung lắc, bẻ khóa, di chuyển bất thường hoặc rời khỏi vùng địa lý an toàn được thiết lập sẽ giúp phát giác hành động trộm cắp của kẻ gian, đảm bảo phương tiện luôn an toàn.
  • Lịch bảo dưỡng định kỳ: Nhà quản lý nhận được thông báo lịch bảo dưỡng định kỳ khi gần đến thời hạn qua App/ website, hạn chế việc hỏng hóc bất ngờ và các hoạt động của đội xe nội bộ.
  • Lưu trữ dữ liệu và báo cáo: Hệ thống giám sát sẽ lưu trữ dữ liệu chi tiết về đội xe, lịch sử hoạt động, các chỉ số và nhiều báo cáo sâu trong vòng nhiều tháng, giúp nhà quản trị có thể chủ động tra cứu, phân tích và so sánh thông tin nhanh chóng, chính xác.

Khen thưởng nhân viên – tạo động lực làm việc

Khen thưởng tài xế khi hoàn thành đúng kế hoạch

Bên cạnh giám sát và kiểm soát chặt chẽ, doanh nghiệp cũng nên áp dụng chính sách khen thưởng phù hợp để khuyến khích đội ngũ tài xế. Việc ghi nhận và tưởng thưởng kịp thời giúp tạo động lực làm việc, nâng cao ý thức trách nhiệm, đồng thời hạn chế tối đa các hành vi vi phạm.

Doanh nghiệp có thể triển khai nhiều hình thức khen thưởng khác nhau như: tặng thưởng theo tháng/quý cho tài xế có thành tích xuất sắc, khen thưởng bằng hiện vật hoặc hỗ trợ chi phí phúc lợi. Chính sách này không chỉ giúp xây dựng đội ngũ lái xe chuyên nghiệp mà còn góp phần gia tăng sự gắn kết lâu dài giữa nhân sự và doanh nghiệp.

 

Quản lý xe nội bộ hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, hạn chế rủi ro mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng. Việc sử dụng giải pháp giám sát từ xa trực tuyến, hoạt động vận hành xe nội bộ trong doanh nghiệp được triển khai minh bạch, an toàn và đúng kế hoạch.